Regolamento recante le disposizioni per la gestione dell’Albo on-line

IL DIRIGENTE SCOLASTICO

VISTA la Legge n. 241 del 07.08.1990;
VISTA la Legge n. 69 del 18.06.2009;
RILEVATA la necessità di adottare un regolamento per disciplinare la corretta gestione dell’Albo Online;
RILEVATA l’urgenza dovuta alla necessità di normare l’utilizzo del nuovo software di gestione dell’Albo Online (Argo);

DECRETA

di adottare a partire dalla data odierna e fino ad eventuale modifica da parte del Consiglio d’Istituto il seguente regolamento recante le disposizioni per la gestione dell’Albo on-line

Art. 1 – Oggetto

Il presente regolamento disciplina le modalità e le competenze di pubblicazione con le quali l’Istituto organizza e gestisce il proprio “Albo On-line” pubblicando atti e provvedimenti amministrativi in ossequio ai principi di pubblicità e di trasparenza amministrativa di cui all’articolo 1, della Legge n. 241 del 07.08.1990 ed in specifica attuazione dell’art. 32 delle Legge n. 69 del 18.06.2009. Tale servizio sostituisce quello reso mediante pubblicazione negli appositi spazi di materiale cartaceo.
Art. 2 – Finalità

La pubblicazione di atti all’Albo On-line è finalizzata a fornire presunzione di conoscenza legale degli stessi, a qualunque effetto giuridico specifico essa assolva (pubblicità, notizia dichiarativa, costitutiva, integrativa dell’efficacia, ecc.).
Art. 3 – Istituzione dell’Albo On-line

È istituito l’Albo On-line, che consiste nella individuazione di uno spazio “web” del sito informatico istituzionale di questa Istituzione Scolastica, indicato con l’indirizzo del sito della scuola, riservato esclusivamente alla pubblicazione degli atti, per i quali disposizioni di legge e di regolamento prevedono l’obbligo di pubblicazione, avente effetto di pubblicità legale.
L’Albo On-line è collocato nella “Home page” del predetto sito informatico con apposito collegamento denominato “Albo On-line”.
Tutti i documenti per i quali sussiste l’obbligo di pubblicazione conseguono la pubblicità legale soltanto con la loro pubblicazione all’Albo On-line di questa Istituzione Scolastica.
Art. 4 – Struttura dell’Albo On-line

La struttura, le dimensioni e la disposizione dell’Albo On-line, nonché le modalità di accesso allo stesso, devono essere tali da consentire una agevole ed integrale reperibilità e conoscenza dell’intero contenuto dei documenti pubblicati.
Al fine di facilitare l’accessibilità alle diverse tipologie di atti pubblicati, l’Albo on-line sarà suddiviso in specifiche SEZIONI e CATEGORIE come specificato nella tabella allegata.
Art. 5 – Responsabile del Procedimento di pubblicazione degli atti

Dirigente Scolastico è responsabile della corretta tenuta dell’Albo.
l’Amministratore di rete è responsabile dell’operatività del sito e, quindi, della funzionalità del nuovo ALBO.
Il Dirigente Scolastico, con specifico atto, individua il/i Responsabile/i del Procedimento di pubblicazione sull’albo informatico.
Il/I Responsabile/i individuato/i sarà/saranno abilitati all’accesso alla specifica funzionalità del gestore documentale in uso all’istituto.
Art. 6 Responsabili che generano l’atto

Responsabili che generano l’atto hanno l’obbligo di:

caricare nel gestore documentale il documento in formato elettronico (PDF/A);
assicurarsi che siano pubblicati in un formato non modificabile da terzi;
assicurarsi che la consultazione degli atti pubblicati riportano chiare e ben visibili:
il numero di protocollo generale (segnatura di protocollo);
la descrizione e/o l’oggetto del documento;
la lista degli allegati, consultabili, riferiti alla pratica.
assicurarsi di indicare l’esatta classificazione del documento in fase di pubblicazione all’albo (dalla quale dipende la durata di pubblicazione proposta)
Porre attenzione alle informazioni che contengono dati personali di natura sensibile o giudiziari che saranno sostituiti da opportuni omissis così da non fare acquisire al documento un “carattere ubiquitario” evitando in tal modo danni che la notizia possa arrecare all’onore e alla reputazione dell’interessato.
Art. 7 Atti soggetti alla pubblicazione

Sono soggetti alla pubblicazione all’Albo on-line tutti gli atti per i quali la legge ne preveda l’adempimento.
Gli atti interni sono pubblicati nella loro versione integrale e conforme all’originale, ivi compresi i relativi allegati. I provvedimenti sono forniti in un formato informatico che ne garantisca l’inalterabilità, l’integrità e l’immodificabilità nel tempo (PDF/A o XML).
Gli atti pubblicati devono essere firmati digitalmente in CAdES (p7m) o in PAdES (pdf), con firma digitale valida.
Art. 8 Atti non soggetti alla pubblicazione

Non sono soggetti alla pubblicazione ai sensi del precedente articolo gli atti e i documenti cui l’adempimento non produca effetti legali. In tal caso possono essere affissi nella versione cartacea in appositi spazi informativi dislocati nell’ente oppure essere collocati in altre sezioni del sito internet istituzionale.
Art. 9 Modalità di redazione degli atti pubblici

Nel predisporre le proposte di deliberazione, le determinazioni ed ogni altro atto destinato alla diffusione mediante pubblicazione sul sito internet dell’Istituzione Scolastica, il Responsabile che genera l’atto deve attenersi scrupolosamente ai principi della necessità e proporzionalità delle informazioni concernenti dati personali fornite dall’atto.
Per necessità e proporzionalità si intende che il Responsabile che genera l’atto deve indicare nell’atto solo ed esclusivamente quelle informazioni che possono essere ritenute rilevanti ed indispensabili al fine della comprensione della fattispecie e della congruità della motivazione ed al fine di consentire agli eventuali interessati e controinteressati all’atto, la conoscenza necessaria e sufficiente per esercitare, rispettivamente, la funzione di controllo e la tutela dei propri diritti e/o interessi legittimi.
Tutte le informazioni che esulano dalle finalità di cui al precedente che appaiono sproporzionate devono contenere “l’omissis” dal Responsabile che genera l’atto da pubblicare quando lo redige.
Qualora, per il perseguimento delle finalità di cui al precedente comma 2, bisognasse necessariamente fare riferimento a dati personali, il Responsabile che genera l’atto dovrà utilizzare formule il più possibile generiche che evitino il propagarsi di informazioni specifiche relative alla persona; in tali casi, inoltre, il Responsabile che genera l’atto dovrà indicare espressamente un rinvio agli atti istruttori, la cui conoscenza è consentita esclusivamente agli eventuali interessati e controinteressati (qualora dimostrino, in base alle regole sul diritto di accesso di cui alla Legge 241/90 e s.m.i., di averne interesse specifico per far valere proprie posizioni giuridiche che si presumono lese dall’atto medesimo).
Art. 10 Durata, modalità e gestione della pubblicazione e accesso

Sono pubblicati all’Albo On-line gli atti adottati dagli organi di governo dell’Istituzione Scolastica ovvero da una norma di legge o di regolamento.
La pubblicazione avviene per giorni interi, naturali e consecutivi, comprese le festività civili.
Con i termini di “affissione” e “defissione”, si intendono l’inserimento o la rimozione di un documento informatico nel o dall’Albo On-line.
La durata della pubblicazione ha inizio nel giorno della materiale affissione ed ha termine il giorno precedente a quello della materiale defissione del documento.
La pubblicazione ha durata pari a quindici giorni, qualora una specifica e diversa durata non sia indicata dalla legge o dal Regolamento ovvero dal soggetto richiedente la pubblicazione.
I documenti inseriti saranno numerati in ordine cronologico in base alla data e l’ora di inserimento nell’albo. Il numero progressivo, univoco per anno, sarà generato in automatico dal sistema e sarà non modificabile.
Successivamente all’avvenuta pubblicazione all’Albo On-line, il documento è consultabile anche per il completo esercizio di accesso agli atti, presso l’Ufficio di segreteria che lo detiene e che ne ha chiesto la pubblicazione.
Durante il periodo di pubblicazione è vietato sostituire e/o modificare per alcun motivo il contenuto dei documenti.
Le eventuali sostituzioni o modifiche apportate devono formalmente risultare dallo stesso documento sostituito o modificato ovvero da altro atto allegato allo stesso, in modo da rendere facilmente ed esattamente intelligibile quanto segue:
il contenuto della modifica apportata ovvero il contenuto o gli estremi dell’atto sostituito;
il soggetto che ne ha dato la disposizione ed il soggetto che ha eseguito la modifica o la sostituzione.
Il termine di pubblicazione ricomincia a decorrere ex novo dalla data dell’avvenuta sostituzione o modifica.
L’Albo On-line deve essere accessibile in tutti i giorni dell’anno, salvo interruzioni determinate da cause di forza maggiore ovvero da manutenzione dei macchinari e dei programmi necessari ed indispensabili per il corretto funzionamento del sito e dell’Albo on-line.
Alla scadenza dei termini di cui all’Art. 10 comma 4, gli atti già pubblicati non sono più visionabili. Tali documenti possono essere consultabili in altre sezioni del sito che ospitano le informazioni di natura istituzionale previste dall’articolo 54 del Decreto Legislativo 7-3- 2005, n. 82.
Art. 11 Sicurezza e riservatezza delle pubblicazioni

Le modalità di pubblicazione all’Albo On-line degli atti e documenti contenenti dati personali, devono avere caratteristiche di sicurezza ed inviolabilità conformi alle misure previste dal Reg.UE 2016/679.
L’accesso agli atti pubblicati all’Albo On-line dovrà essere consentito in modalità di sola lettura. Gli stessi potranno essere scaricabili dall’Albo On-line, in un formato tale da impedire qualsiasi alterazione del medesimo.
La pubblicazione di atti all’Albo On-line, costituendo operazione di trattamento di dati personali, nella diffusione degli stessi dati, deve essere espletata nel rispetto delle specifiche norme previste dal citato decreto legislativo, di cui principalmente:
tutti i dati personali possono essere oggetto di una o più operazioni di trattamento purché finalizzate allo svolgimento di funzioni istituzionali e nel rispetto dei presupposti e dei limiti previsti dal Regolamento UE 679/2016 e dal D.Lgs. 196/2003 e ss.mm.ii., da ogni altra disposizione di legge o di regolamento, dai provvedimenti del Garante per la privacy;
sono da rispettare i principi di necessità e di proporzionalità dei dati personali diffusi rispetto alla finalità della pubblicità-notizia che con la pubblicazione si persegue;
Al contenuto integrale degli atti sarà comunque consentito l’accesso da parte dei soggetti titolari di un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è richiesto l’accesso come previsto dall’art. 22 della legge n° 241/1990 e dal l’art. 2 del D.P.R. n° 184/2006.
Il rispetto dei principi e delle disposizioni in materia di riservatezza dei dati personali, anche in relazione alla pubblicazione obbligatoria all’Albo informatico, è assicurato con idonee misure o accorgimenti tecnici da attuare in sede di redazione dell’atto stesso da parte del Responsabile che genera il medesimo atto, come indicato nel precedente articolo 6.
Pertanto, del contenuto degli atti pubblicati, in relazione al rispetto delle norme per la protezione dei dati personali, anche con riguardo alla loro diffusione per mezzo della pubblicazione dei rispettivi atti all’Albo on-line, è responsabile il Responsabile che genera l’atto.
Art. 12 Integralità della pubblicazione

Gli atti sono di norma pubblicati nel loro integrale contenuto, comprensivo degli allegati, ove esistenti.
Art. 13 Repertorio delle pubblicazioni

Su apposito registro digitale, cui è conferito valore legale della procedura eseguita, sono annotati automaticamente i seguenti dati relativi alla procedura di pubblicazione:
il numero cronologico per ciascun atto e per ciascun anno;
la natura e l’oggetto dell’atto pubblicato;
i soggetti che hanno richiesto e pubblicato l’atto ed i loro estremi identificativi;
le date di affissione e defissone, la durata totale della pubblicazione;
annotazioni utili.
Il repertorio sarà corredato di tutta la documentazione, compresi gli allegati, che danno elementi probatori al repertorio.
Art. 14 Entrata in vigore

Il presente Regolamento sarà pubblicato nel sito dell’Istituzione Scolastica.
Il presente regolamento potrà essere modificato dal Consiglio d’Istituto.
DIRIGENTE SCOLASTICO
Sandra Messina